若手エンジニア必見！Notionでタスク管理を極める方法

はじめに

こんにちは。株式会社アイスリーデザイン エンジニアリング部の りん です。
今年新卒で入社し、業務や個人のタスク管理にNotionを活用しています。

新しい環境での仕事に慣れていく過程で、効率よくタスクを整理し、進めていく方法を模索してきました。今回は、私が実際に活用しているNotionを使ったタスク管理の方法や工夫について、具体的な操作方法を解説しながらご紹介したいと思います。

Notionを使う理由

Notionは、バラバラになりがちなメモや情報をきれいに整理しながら、簡単に拡張できるツールだと感じています。とりあえずNotionを開けば、今日何をすべきか、必要な情報がどこにあるのかが一目でわかり、すぐに仕事に集中することができます。

大学3年生の頃からNotionを使い始めたのですが、それ以前はほとんどツールを使わずにタスク管理をしていました。イラストレーターやXDに直接書き込んだり、Miroを使って整理していましたが、やりたいことが増えると管理が煩雑になりがちでした。

そんなとき、Notionの柔軟性に惹かれて使い始め、今ではシンプルに作成したページを自分なりに拡張できる点が非常に便利だと感じています。テンプレートを使わず、自分の手で構築していくことで、より自分に合った管理方法を見つけることができました。

こんな人におすすめ
  • Notionを使ってタスク管理をしたい
  • タスク管理をしているけれどうまくいかない
  • Notionを使い倒したい

Notionでタスク管理を行うメリット

  • 最初はシンプルに、使いながらアップデートを繰り返すことができる
    Notionは拡張性が高く、あとから様々なカスタマイズをすることができます。これによって、最小限から始めて自分の使いやすいように進化させることができます。
  • 見た目がいい
    人によって好みが分かれますが、Notionは適当に使ってもきれいに整理されたビジュアルになります。そのため、わざわざデザインを凝ったりする必要がありません。
  • 他のアプリとの連携が強い
    iPhoneのショートカットやGoogle、Figmaなど多くのアプリケーションと連携することができるので、様々な効率化ができます。

タスク管理データベースの構築方法と解説

早速、僕がNotionで使用している個人でのタスク管理方法を紹介します。

新規データベースの作成

  • 画面左側のタブの右上にある、新規作成のボタンを選択します。
  • ページタイトルは、いつも使う最初の場所なので「Home」にします。

  • ブロック選択中に英数字で/databaseと打つとデータベースを作成することができます。

  • たくさんあってよくわからないかもしれませんが、まずは「DataBase – Inline」を選択してください。
    • InlineとFull pageがありますが、個人的にはInlineでいいと思います。 （Full pageだとデータベース以外に何も配置することができないので拡張性が狭まってしまいます。）
  • ページ右上のメニューから「Full width」を有効にして横幅いっぱいにすると、たくさんの情報を入れられるのでおすすめです。
  • タイトルは「タスク」にしました。
    • これも好みですが、データベースタイトルは消す派です。

プロパティの設定

  • Notionのデータベースでは、それぞれのアイテムにプロパティがついている形となっているので、必要なプロパティを設定していきます。あとからプロパティを増やしたり、変更したりできるので、まずはシンプルに作成します。
  • 初期状態で一番左の項目がタイトルです。（Notionのページのタイトルと同じです。）
    • 名前を「タスク名」にします。
プロパティの変更

作成する項目は下記です。

  • 日付
  • チェックボックス / ステータス
  • 曜日と、今週であるかのフォーミュラ

作成手順が不要な方は、カスタムビューとフィルターの設定まで飛んでください！

※プロパティの追加は、プロパティの一番右側にある＋マークを押すことでできます。

日付

  • 名前の1つ右のプロパティを初期状態から変更していきます。
  • プロパティのタイトルをクリックしてメニューを表示させます。
  • 「Edit property」を選択します。

  • 「Type」を選択します。

  • まずは、タスクを管理するために日付が必要なので「Date」を選択します。

  • プロパティの編集画面が出てくるのでプロパティの名前を「日付」に変えます。

チェックボックス / ステータス

次に、タスクが完了しているかどうかの進捗状況を作成します。

2通りあるので好みで選んでください。個人的には、タスクはその日に終わるように作成するべきだと考えているのと、シンプルにしたいのでチェックボックスがおすすめです。

シンプルなチェックボックス

  • プロパティの追加で、「Checkbox」を選択します。
  • 名前を「完了」にします。これだけです。

様々な状態を選べるステータス

  • プロパティの追加で、「Status」を選択します。
  • 名前を「ステータス」にします。
  • 初期状態では、画像のようになっていますが、それぞれの名称変更と追加、削除もできます。

曜日と、今週であるかのフォーミュラ

最後にフォーミュラを使用したプロパティを2つ追加します。 これを作成することで今週分のタスクを見やすくすることができます。

フォーミュラとは？

データベース内で計算や条件分岐を行うための機能です。Excelの数式に似た役割を果たしますが、より柔軟な使い方ができます。

詳しくはこちらをご覧ください。
▶Intro to formulas – Notion Help Center

  • プロパティの新規追加から「Formula」を選択し、名前を「曜日」にします。
  • 「Edit formula」を選択します。

  • 画像のような編集画面が出てきます。 （Your formulaと書いてある部分に記入していきます。）

  • 下記内容を入力します。
  • これにより、「日付」プロパティの曜日を表示してくれます。
formatDate(prop("日付"), "dddd")
  • もう一つフォーミュラプロパティを新規追加します。
  • 今度は名前を「今週」にします。
  • フォーミュラの内容に下記を入力します。
if(

  and(

    prop("Date") >= dateSubtract(now(), day(now()) - 1, "days"),

    prop("Date") < dateAdd(dateSubtract(now(), day(now()) - 1, "days"), 7, "days")

  ),

  true,

  false

)
  • これで、そのタスクが今週であるかどうかを判別して、今週である場合はチェックボックスをtrue（チェックが入った状態）にしてくれます。月曜日が始まりです。

↓ 出来上がったデータベース

カスタムビューとフィルターの設定

次にデータベースの見方を整えてタスク管理をしやすくします。

  • ビューを追加するには、画像の＋マークから追加することができます。

カレンダービュー

  • まずは、カレンダービューを追加します。
  • 追加するとタブが2つになり、もともとのテーブルビューと行き来することができるようになりました。

適当な日付にホバーすることで＋マークが出現するので１つ作ってみてください。
ただ、タスク名だけが表示されると思います。

このままでは使いづらいので、変えていきます。

  • データベース右上のメニューからプロパティを選択して、「完了」 / 「ステータス」を表示させます。
  • 次にフィルターをかけます。データベース右上の「Filter」から「完了」を押下して、「Unchecked」を選択しましょう。
  • 完了ではないタスクのみが表示されるようになります。
  • ステータスを表示したい場合は、データベース右上の「Filter」から「ステータス」を押下して、表示させたいものにチェックを入れてください。

これで、シンプルですが、カレンダービューができました。

Weeklyビューの作成

次に今週のタスクのみを表示するウィークリーのビューを作成します。

  • このあとの作業をしやすくするために、各曜日1つ以上タスクを作成しておいてください。
  • 新たにビューを追加して、「Board」を選択してください。
  • 右上のメニューから「Layout」を選択して、「Group by」を曜日にしてください

これで、曜日ごとにタスクを表示できるようになりましたが、このままでは、曜日の順番がバラバラなので、変えていきます。

  • 「Sort」を「Manual」に変更することで下のVisible groupで並びを変えることができます。

今のままだとすべてのタスクをそれぞれの曜日で表示させてしまうので、フィルターをかけます。

  • 今回は、「今週」がtrueの場合でフィルターをかけます。これで、今週のタスクをそれぞれの曜日ごとに表示することができます。
  • また、カレンダービューと同様に、「完了」のチェックボックスの表示と、フィルターで「完了」以外のタスクの表示にすることで使いやすくなります。
  • ビューの名前をわかりやすくしましょう。ビューのタブを押すことでメニューが出現します。「Rename」を押下して好きな名前に変更できます。

この方法は簡単ですが、タスクの横移動ができないのが難点です。
タスクに「日付」を表示させて、そこで日付を調整するのが良いかと思います。

Todayビューの作成

最後にその日のビューを作成します。

  • ビューの追加で、「Gallary」にします。
  • データベース右上のメニュー内の「Layout」で「Card Preview」をNoneにします。
  • 今回は、その日の分のみを表示させるので、フィルターで「日付」を「This Day」にします。
  • カレンダービューと同様に、「完了」のチェックボックスの表示と、フィルターで「完了」以外のタスクの表示にします。
  • ビューの名前を変更します。（今回は「Today」）

これで今日のタスクを表示するビューができました。

ページのカスタマイズ

タスク管理をしやすいようにページをカスタマイズしていきます。

  • ページの左上に「Link」という括りを作成して、すぐ飛びたいページへのリンクを置いています。
  • その中にある「Inbox」に飛ぶと、ただの空白ページが出てきます。

実はこれ、ウェブサイトや思いついたアイデアをとりあえずNotionに放り込んでおくための場所。何でもここに入れておいて、後で整理する習慣をつけると、情報が散らからずに管理できて便利です。特に「Save to Notion」などを使っている人にはいいかもしれません。

ページの右上には「Memo」というデータベースを作成しています。これ、とてもシンプルで、プロパティはチェックボックスと作成日だけ。何か思いついたときや、とりあえずメモしておきたいときにサッと書き込めます。しかも、チェックボックスにフィルターをかけているので、不要になったメモは非表示になってスッキリ管理できます。

そしてさらに便利なのが、ここに書いたメモをそのままタスクデータベースに移せること！メモが溜まりすぎてゴチャゴチャする心配もなく、一時的なアイディア置き場として重宝しています。

まとめ

毎朝、NotionのHomeを開くことから1日をスタートしてみませんか？

まずはInboxやMemoを軽く整理して、頭の中をリセット。次にCalendarやWeeklyで1ヶ月や1週間の予定をざっと確認しておくと、全体の流れがつかめます。最後にTodayビューで今日のタスクをチェックして整理すれば、準備は万全。その日やるべきことがハッキリするので、自然と効率よく作業に取りかかれるようになります。このちょっとした習慣が、毎日をスムーズにスタートさせるコツです！

これで必要最低限、タスク管理できるようになりました！ご自身の好みで変えてみてください。

次回は、プロジェクトの考え方を導入してタスク管理する方法と、iPhoneのショートカットを使った簡単なメモの取り方を説明します。

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