はじめに
こんにちは。新卒エンジニアのりんです。
前回はNotionを活用して週単位で個人のタスク管理をする方法をご紹介しました。
＞ 若手エンジニア必見！Notionでタスク管理を極める方法
前回の続きとして、今回はプロジェクトのデータベースを作成し、タスク管理をより大きな枠組みで進捗管理できる方法をご紹介していきます。
個人的なタスクにも、プロジェクトと同様に、タスク間の依存関係や関連性があると思います。
例えば、個人で勉強をするためにウェブサイトを作成したいとします。
ウェブサイトを作成するのに、デザイン案を作成して、コーディングをして、テストして、本番環境に反映する など…作業を細かく分類するともっとあります。
これらをウェブサイト制作プロジェクトとして体系的に捉えることで、より効率的な管理が可能になると考えています。
具体的には、プロジェクトのデータベースを作成し、各タスクをプロジェクトに紐づけることで、タスクの依存関係や、進捗の管理をしやすくなります。
Notionでは、タスクのデータベースとは別にプロジェクトのデータベースを作成して、リレーションという機能で紐づけ管理をすることができます。この機能を今回は活用していきます。
プロジェクトデータベースとのリレーション
まずは、プロジェクトを管理するデータベースを作成します。データベースの名前は「プロジェクト」にしておきます
各プロパティの名称と設定は下記です。実装方法を詳しく見たい方は、前回の記事をご覧ください。
各プロパティ
- プロジェクト(Titleプロパティ)
- プロジェクト名を入れます
- 開始日(Dateプロパティ)
- プロジェクトの開始日。もしくは、一番はじめのタスクの開始日を入れます。
- 終了日(Dateプロパティ)
- プロジェクトの終了日。もしくは、最後のタスクの終了日を入れます。
リレーション
次に、プロジェクトとタスクのデータベースをリレーションします。
タスクのデータベースで「Relation」プロパティを追加します。
「Related to」でリレーションするデータベースを選べるので、先ほど作成したプロジェクトのデータベースを選択します。
選択すると下の画像の「New relation」が出てきます。そのままで「Add relation」をクリックするとプロパティを追加することができます。
きちんと設定されているかを確認するため、プロジェクトデータベースにいくつかテスト用で入れてみてください。
さらにその状態で、タスクのデータベースにあるプロジェクトのプロパティを入れてみましょう。プロジェクトデータベースで作成した内容が選択できれば、問題ないです。
これで、タスクとプロジェクトの紐づけができました。
プロジェクトページの拡張
プロジェクトごとに管理できるようになったので、次はプロジェクトページでも進捗管理ができるようにします。
プロジェクトデータベースでテンプレートを作成します。
データベースの右上にある青い「New」ボタンの右にある▽を押下して、「New template」を選択してください。
すると白紙のページが表示されます。これは、このデータベースの各アイテムの中身に対して、テンプレートを当てることができる機能です。
このページのタイトルが、テンプレートの名前になります。今回は、プロジェクトテンプレートと名前をつけておきます。
ページの中身には、まず、「Linked view of database」を入れます。データベースは、前回の記事で作成した、タスクのデータベースを選択します。
このままでは、データベースに入っているタスクが全て出てきてしまいます。なので、該当プロジェクトのタスクのみを表示させます。
フィルターで、「プロジェクト」が「プロジェクトテンプレート」のアイテムを表示するようにしてください。
このフィルターをかけることで、テンプレートを適応した際に、そのページタイトル（今回ではプロジェクト名）がタスクデータベースのプロジェクトにあるもののみを表示してくれます。
この仕組みを利用すれば、タスク以外にもドキュメントも一緒に管理することができます。ぜひやってみてください。
テンプレートを適応する際は、データベースの右上にある青い「New」ボタンの右にある▽を押下して、テンプレートを選択するか、アイテム（今回ではプロジェクト）のページを開いて、テンプレートを選択するとできます。（後者の場合、中身が白紙である必要があるので中身がある場合は、全選択でカットしてテンプレートを適応して、再度貼り付けてみるといいかもしれません。）
iPhoneのショートカットとの連携方法と設定ガイド
次に、前回作成したメモのデータベースにiPhoneから簡単にタスクを作成する方法です。
この方法で、タスクのデータベースにもiPhoneから入力することができます。挑戦してみてください！
まずは、APIの設定をします。
NotionAPIの設定
- https://developers.notion.com/ を開く
- 右上のView my integrationsをクリック
- Create new integration で新しいインテグレーションを作成
- 名前を入力（インテグレーションを区別するための名前なので何でも大丈夫です）
- Type（統合タイプ）をInternalにする
- Saveをクリック
- 出てきたページのInternal Integration Secretをコピー（後ほど使用します）
- 作ったデータベースのページに戻り、右上のメニューから「Connect to」の中にある、先ほど作成した名前のインテグレーションを選択する
- これで、APIを使うことができるようになります
※インテグレーションを以前作成している場合は、それを使用してもOK
次に、iPhoneのショートカットを設定します。
メモのデータベースのタイトルを「名前」に変更しておいてください。
Siriショートカットの設定
- https://www.icloud.com/shortcuts/6e61f90e300b4622ae338373e8c83e1eにアクセスしてショートカットを追加する
- 追加したショートカットの編集画面を開く
- NOTION_API_KEYの下のテキストボックスにトークンをコピー＆ペースト
追記：ショートカットを開くとポップアップが出てくるのでそこに入力することで簡単にできるように改良しました。 - database_idの下のテキストボックスにデータベースIDの部分をコピー＆ペースト
- テストで実行してNotionのデータベースに反映されれば完成です！
これで、iPhoneからすぐにNotionにメモを取ることができるようになりました！
この方法を使えば、Notionの様々なデータベースにiPhoneから情報を入力することが簡単になります。
まとめ
今回はNotionを活用したタスク管理の応用編として、プロジェクトデータベースの作成方法とタスクデータベースとのリレーション機能について解説しました。プロジェクト単位でタスクを管理することで、タスク間の依存関係や進捗状況を把握しやすくなります。また、iPhoneのショートカット機能とAPIを連携させることで、移動中でもサッと素早くタスクを入力できる環境を整えることができます。
前回の記事とあわせて読んでいただければ、個人のタスク管理に加え、プロジェクト単位でのタスク管理もばっちりできるようになるはずです。ぜひ活用してみてください！
